Menu strony

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę

W rozdziale kodeksu pracy poświęconemu obowiązkom pracodawcy a dokładnie w art. 94 pkt 9a przewidziany jest obowiązek prowadzenia dokumentacji przez pracodawcę w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.


Dokumenty spięte klipsem
Dodatkowo pkt 9 b powołanego artykułu stanowi o obowiązku przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązek ten jest jednym z podstawowych, które spoczywają na pracodawcy a szczególne wytyczne dotyczące tego obowiązku uregulowane są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Obowiązek prowadzenia takiej dokumentacji jest obowiązkiem bezwzględnym, dotyczącym każdego pracodawcy. Każdemu pracownikowi natomiast zakłada się i prowadzi te akta oddzielnie. Jeżeli jednak z jednym pracownikiem zawarte są dwie lub więcej umów prowadzi się dla niego jedne akta osobowe. Zgodnie z § 3 przywołanego rozporządzenia „ Pracodawca przechowuje w tych aktach odpisy lub kopie składanych dokumentów”. Złożenie oryginałów tych dokumentów nie jest obowiązkowe. Pracodawca może ewentualnie zażądać przedłożenia tych dokumentów tylko by się z nimi zapoznać, skopiować lub (www.adwokatchojka.pl/) stworzyć odpis. Do akt dołącza się również jeden z dwóch sporządzonych wcześniej egzemplarzy umowy o pracę. Dokumenty układa się w porządku chronologicznym i numeruje.

Zgodnie z postanowieniami rozporządzenia akta podzielone powinny być na 3 części. Część A stanowią wszelkiego rodzaju dokumenty, które złożone były przez pracownika podczas starania się o zatrudnienie u danego pracodawcy. Rozporządzenie przewiduje, że będą to dokumenty takie jak np. wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie; kopie świadectw z poprzednich miejsc zatrudnienia czy orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Część B stanowią dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Będą to np. wspomniana wcześniej umowa o pracę; pisemne potwierdzenia pracownika zapoznania się z regulaminem pracy; zaświadczenie o ukończeniu szkoleń w zakresie bhp czy umowa o zakazie konkurencji.

Część C są to dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia m.in. : oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę ; żądanie wydania świadectwa pracy czy umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy.

Przepisy rozporządzenia przewidują również powinność prowadzenia przez pracodawcę innego rodzaju dokumentacji a mianowicie : karty ewidencji czasu pracy, imiennej karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą; karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej (§8). Dodatkowo pracodawca prowadzić powinien dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy czy w drodze do i z pracy a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami (§7). Pracodawca powinien również ustalić sposób potwierdzenia przez pracowników obecności w pracy. Postanowienia takie znajdować powinny się w regulaminie pracy. W praktyce najczęstszym sposobem kontrolowania obecności pracowników w pracy są listy obecności.

Kodeks pracy również stanowi jakie inne ewidencje zobowiązany jest prowadzić pracodawca.

Nakłaniamy Cię do przejrzenia nowego wpisu na ten temat - w nim odnajdziesz ekstra informacje. Więc idź do serwisu (http://rozwodznim.pl/) i ciesz się nimi.

Są to: rejestr wypadków przy pracy (art. 234§ 3); ewidencja pracowników młodocianych (art. 193); rejestry rodzajów prac w kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, a także rejestr pracowników zatrudnianych przy tych pracach (art. 222§2); rejestr prac narażających pracowników na działanie szkodliwych czynników biologicznych oraz rejestr pracowników zatrudnionych przy takich pracach (art. 222‘§2) oraz rejestr zachorowań na choroby zawodowe i podejrzeń o takie choroby (art.235§ 4).

Brak jest przepisów stanowiących o formie w jakiej dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona. Pracodawca ma swobodę w wyborze, mogą być to metody elektroniczne czy kartoteki.
Na pracodawcy spoczywa obowiązek przechowywania tej dokumentacji przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Zawartość teczki zawierającej akta osobowe jest jawna dla pracownika, który ma prawo wglądu do niej. Pracodawca obowiązany jest zabezpieczyć dokumentację przed dostępem dla osób niepowołanych. Ogólną zasadą jest dostęp do akt dla pracownika, pracodawcy i pełnomocników. W uzasadnionych prawem przypadkach dane osobowe mogą być udostępnione np. funkcjonariuszom Policji, sądom czy inspektorom Państwowej Inspekcji Pracy. Pracodawca musi przestrzegać również przepisów ustawy o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997r. Będzie on administratorem danych osobowych, o którym mowa w art. 7 pkt 4 tej ustawy i to na nim spoczywa obowiązek zapewnienia by dane osobowe kandydatów i pracowników były przetwarzane zgodnie z prawem.

Ponieważ prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem pracodawcy przewidzianym przepisami prawa jego niespełnienie skutkować będzie odpowiednimi konsekwencjami prawnymi. Zgodnie z art. 281 pkt 6 kodeksu pracy pracodawca podlega grzywnie w wysokości od 5 000 do 30 000 zł w przypadku nieprowadzenia takiej dokumentacji. Sąd Najwyższy również ustosunkował się do tego zagadnienia i w wyroku z 14 maja 1999 r (I PKN 62/99) postanowił, że : „Pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu a art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia”.
19-07-08 07:04:05