Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w korporacji to kwestia niebanalna. Od narzucenia systemu i kontroli należałoby rozpoczynać synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu uporządkowania, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.
Po pierwsze powinniśmy przedyskutować jasny i intuicyjny dla pracowników
model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, sprawdzonych od lat w praktyce. Możemy także, w przypadku chociażby nietypowego podziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Istotnym jest, aby
zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej.
Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.
Dane mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i nieustanny obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych preferowany jest najczęściej w urzędach i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja - tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który daje możliwość najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.
