Menu strony

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w korporacji to kwestia niebanalna. Od narzucenia systemu i kontroli należałoby rozpoczynać synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu uporządkowania, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.
Praca przy komputerze
Po pierwsze powinniśmy przedyskutować jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, sprawdzonych od lat w praktyce. Możemy także, w przypadku chociażby nietypowego podziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Istotnym jest, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej.

Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.

Dane mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i nieustanny obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych preferowany jest najczęściej w urzędach i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja - tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który daje możliwość najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.


Sprawdź też

Droga do sukcesu i podnoszenia kompetencji przez fachowe szkolenia menedżerskie

Szkolenie menedżerów
Praca jako profesjonalny manager z całą pewnością może być rewelacyjną propozycją dla kogoś, kto tylko chciałby cieszyć się posadą przynoszącą mu jednocześnie znaczne zarobki jak i zwyczajną satysfakcję. Warto jednocześnie wspomnieć o tym, że samo słowo „manager” może dotyczyć wielu różnych branż, więc jeśli sami jesteśmy tym zainteresowani to w pierwszej kolejności powinniśmy dokładnie określić, gdzie tak właściwie chcielibyśmy pracować – w końcu wymagania na konkretnych posadach tego typu mogą bardzo się od siebie różnić.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą elektroniczną ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się specjalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie także na przyrodę. Szczególnie drzewa "odetchną z ulgą". Można pójść dalej i w jeszcze większym stopniu oszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy mają spotkania z klientami poza siedzibą firmy. Nie wręczajmy im mnóstwa papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w poręczny netbook (propozycje dla mieszkańców Warszawy: odkryj więcej tu) lub tablet (a tu dla mieszkańców Krakowa: Tablety PC Kraków od Ceneo). Zajmują mniej miejsca i bezpieczniej wpływają na nasze środowisko.
20-02-12 07:11:15