Menu strony

Archiwizacja różnych dokumentów w firmach, jak dobrze przygotować najlepsze pomieszczenie do tego celu.

Każda firma wytwarza podczas swojej działalności wiele dokumentów. Dużą ich część przechowuje się w papierowej formie, a zgodnie z regulacjami prawnymi ten czas może nawet wynieść kilka lat. Z tego też powodu w każdej firmie powinno być wydzielone odpowiednie pomieszczenie, w którym będzie się przechowywać dokumenty, lecz również różnego rodzaju instrukcje obsługi, karty gwarancyjne i inne podobne papiery.


Archiwum dokumentów
Takie pomieszczenie powinno być przede wszystkim suche, tak aby zbyt duża wilgoć nie szkodziła dokumentom, a jednocześnie chronione przed niepowołanym dostępem pracowników. W większych przedsiębiorstwach tego typu archiwa posiadają dodatkowo zamontowane systemy przeciwpożarowe, chroniące zawartość jeśli się pojawi jakiś pożar. W związku z tym że dokumentów niekiedy bardzo szybko przybywa, to praktycznym wyjściem może być regularne oddawanie starszych do jakiegoś niezależnego archiwum. Przechowywanie wszystkiego w siedzibie firmy powoduje wykorzystanie dużego czasami pomieszczenia, po przeliczeniu wszystkiego może się okazać, że usługi zewnętrznych firm będą bardziej się opłacać.

Segregatory
Jednak jeżeli ktoś chce wszystkie dokumenty trzymać w firmie, to należy się dobrze przygotować do tego. Archiwum powinno posiadać odpowiednią liczbę półek, na których wszystko będzie układane. Jeżeli będzie to możliwe, to należy półki zamontować do samej góry i zakupić niewielką drabinkę, żeby można było sięgnąć do samej góry. Istotne jest także to, w czym papiery będą przechowywane - najczęściej będą to segregatory i pudła. Bardzo często spotykaną praktyką jest wykonywanie ich na zamówienie, ze swoimi opisami i w wymaganych rozmiarach - z reguły producent segregatorów (zobacz ofertę na segregatory Milo) oraz pudeł nie będzie robił z tym żadnego problemu. Ponieważ robiąc takie zamówienie wszystko robione będzie indywidualnie, to można pomyśleć również o przygotowaniu innych firmowych produktów, takich jak pudełka reklamowe (polecana strona z artykułami reklamowymi i biurowymi), kubki albo inne drobiazgi. Bardzo się one przydają przy różnych kontaktach z kontrahentami, więc powinno się je mieć w swojej firmie, szczególnie, że ich koszty produkcji nie są jakieś wygórowane.
18-02-05 12:03:03