Menu strony

WorkFlow- obieg informacji w Twojej firmie

Jednym z podstawowych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Zwyczajny, papierowy sposób jest powolny oraz zawodny, ze względu choćby na sytuację gdy jakiś ważny dokument przykładowo może się gdzieś zapodziać, z czego później wynikają poważne komplikacje. Potrzeba usprawnienia komunikacji pomiędzy pracownikami firm i tym samym zapobiegania takim sytuacjom, zapoczątkowała tworzenie oprogramowania szerzej znanego jako workflow.

E-biznes, internet


Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition):
"automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych".

Ogólnie nazwa ta jest stosowana w stosunku do oprogramowania, szczególnie tego, które służy wspieraniu pracy w grupach. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Dla przykładu można omówić realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające zlecenie na wykonanie pracy związanej z organizacją szkolenia wprowadzają dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz nazwiska pracowników, których ono obowiązuje), powstaje dokument (zobacz: strona) zgłoszenia szkolenia. Dane są następnie odbierane przez pracownika realizującego zlecenie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), zgłoszenie zmienia się w dokument szkolenia. Informacje te trafiają powtórnie do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zlecenia (na przykład wyrażają zgodę na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument (www.efematic.pl/) szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Widoczne jest, że każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem pracowników wykonujących zdefiniowane operacje na dokumentach i sprecyzowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to charakterystyczne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to na przykład: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 PLN za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń oraz informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty i umożliwiają ich szybkie odszukanie.


To, na który program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależne jest od zapotrzebowania danejfirmy. Do rozpatrzenia jest też kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Interesujących się tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje konkretnych programów.
Przygotowane przez: G.S.
18-06-12 12:08:02